入退室管理システムの導入を検討中の皆様、そのメリットを把握できていますでしょうか。

入退室管理システムは便利なイメージをざっくりとお持ちの方も多いと思います。

会社によっても様々な機能を保有しておりますし外部サービスと連携ができたりと活用の幅は広いのですが、入退室管理システムを道入することで得られるメリットはたった２つだと思います。

『コスト削減』と『セキュリティ体制の強化』です。

どんなに多機能でも基本的にはこの２つのメリットが入退室管理システム導入のメリットとして大きな割合を占めます。
特に中小企業で導入をする場合はあまりに余計な機能をつけてもオーバースペックになりがちですので、よりこの２つのメリットが大きいことだと思います。

具体的にどういうことか説明いたします。

メリット１：コスト削減

コスト削減は経営者の人は大きな課題のひとつだと思います。

実は入退室管理システムを道入するだけで業務を効率化することができ、大幅なコスト削減が可能です。
入退室管理システムを道入することで削減できるコストにはどんな種類があるのでしょうか。

よくありがちな無駄コストとともに紹介いたします。

無駄コスト：従業員が増えた。合鍵を作成して渡さなければ。

売上が拡大じて業務量が増えれば、更なる事業拡大のために新しく人を雇う必要がありますが、その際に必要なのが、合鍵発行です。

物理的な鍵で管理をしているのであれば、従業員が増えれば増えるほど鍵がたくさん必要になりますので、その分コストが発生します。

入退室管理システムを導入していれば、例えば手持ちのSuicaを鍵代わりにすることができますので、合鍵作成のコストを削減することができます。

無駄コスト：鍵を紛失してしまった。鍵を取り替えなければ。

酔った勢いで財布をなくしてしまったり、時計をなくしてしまったりすることもあると思います。
会社も鍵も同様になくしてしまうこともあります。

会社の鍵をなくしてしまうと、会社のすべての鍵を取り替える必要があり、また人数分新しく鍵を作成する必要がありますので、大きなコストがかかります。

入退室管理システムを導入していれば、例えばカードキーを無くした時はそのカードキーの会場権限を執行すれば済むだけなので、コストを削減することができます。

無駄コスト：緊急で土日出社したい！けど鍵がない。。。

物理的な鍵で管理している会社で、すべての従業員に鍵を渡している会社は多くないと思います。

そうすると、鍵をもらっていない新入社員が、朝早く出社したいときや、緊急で土日に出社したいときなどに出社することができません。

その時に仕事ができない時間的なロスが発生します。
また、マネージャーに鍵を借りるときにはいちいち相談をしなければなりませんし、万が一上司が外出して直帰するときなどは鍵を借りに会いに行くこともあるでしょう。

このように無駄な時間が発生してしまいますが、入退室管理システムを導入していれば、鍵の紛失リスクはないので全従業員に鍵を渡すことができます。
そうすることでこのような無駄な時間を削減し、生産性を上げることができます。

メリット２：セキュリティ体制の強化

入退室管理システムを道入する２つ目のメリットはセキュリティ体制の強化です。
入退室管理システムの導入によるメリットはこちらのイメージが強いでしょうか。

具体的にどのようにセキュリティが強化されるのか、紹介していきます。

オートロック

入退室管理システムを道入することで、鍵の開け閉めはすべて自動化されますので、すべてのドアをオートロックにすることができます。
うっかり鍵を閉め忘れるような凡ミスを阻止することができます。

部外者の侵入防止

オートロックになることで、鍵を持っていない人が簡単に侵入できなくなります。
たとえ、宅配業者であっても部外者が無断でオフィスに侵入できる状況は好ましくありません。

入退室管理システムを導入すれば部外者はまず侵入できなくなります。

セキュリティレベルに応じたアクセス権限

社内関係者であっても履歴書や財務資料など一般社員に公開できないような機密事項があります。
それは社長、部長、課長などの役職によってアクセス権限が異なるケースと、社長室、管理部、システム部など部署によってアクセス権限が異なるケースが有ると思います。

入退室管理システムを道入することで、それぞれの立場に応じたアクセス権を設定することができますので、社内関係者の中での機密情報リスクを下げることが可能です。

時間帯によりアクセス権限

シフト制の場合や、派遣社員などで平日毎日出社するわけではない社員やアルバイトがいると思います。

そんな社員全員がいつでも出入りできる状況は好ましくありません。
必要以上にいつでも誰でも入れる状況は情報漏えいのリスクですので、例え休日出社ができないように、土日だけ鍵を開けられないようにしたりすることが可能です。

鍵紛失時のアクセス権の剥奪

物理的な鍵を入退室を管理していると、鍵を紛失した際にすぐにその鍵を向こうにするような対応ができません。
たとえば、土日休みの会社が金曜日の飲み会で鍵をなくしてしまえば、土日に緊急対応で管理部が出社して鍵の取り替えを行う必要がありますが、取替作業が完了するまでは鍵を持った誰かが侵入できてしまうセキュリティ的にリスクのある状況となります。

入退室管理システムを導入すれば、すぐにそのカードキーのアクセス権を剥奪し、部外者の侵入を阻止することができます。

入退室履歴の記録

入退室履歴の記録はプライバシーマーク取得に必要な項目です。

手書きのアナログ管理ですので、抜け漏れが発生しますし、管理も手間がかかります。

入退室管理システムを導入すれば、プライバシーマークなどの取得要件を満たしますので、所得に近づくことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

メリットは大きくコスト削減とセキュリティ体制の強化の２つに集約されます。

ぜひこの２つのキーワードに興味がある人は検討してみてはいかがでしょうか？